Allround Administratief Support (M/V/X)

Als Allround Administratief Support binnen het PGS team kom je terecht in een sterk groeiende onderneming met een familiale sfeer maar toch binnen een internationale omgeving. We bieden interessante opleidingen en kansen aan om je verder te ontwikkelen.

Samen met een hecht team van collega's werk je in Poperinge.

Welke taken zal je uitoefenen?

Administratie en gegevensbeheer

• Registreer afhalingen, pakbonnen en bestellingen in ons ERP-systeem (E-pack) en klantenportalen.
• Zorg voor tijdige en nauwkeurige gegevensinvoer in verschillende systemen en databases.
• Houd nauwkeurige gegevens bij in Excel en andere relevante formaten.
• Houd kantoordocumenten overzichtelijk en voer diverse administratieve ondersteunende taken uit.
• Assisteren bij het opstellen en samenstellen van rapporten indien nodig.
• Verwerk verzenddocumenten en gerelateerd logistiek papierwerk.
• Tel de voorraad en rapporteer voorraadniveaus aan de Site Manager. 

Interactie tussen klant en leverancier 

• Dagelijkse communicatie met klanten via telefoon en e-mail, waardoor service en ondersteuning van hoge kwaliteit worden gegarandeerd.
• Reageer op vragen van klanten en leveranciers en los problemen efficiënt en professioneel op.
• Begroet klanten en bezoekers en zorg te allen tijde voor een gastvrije en professionele omgeving. 

Logistiek en operationele ondersteuning 

• Welkom vrachtwagenchauffeurs voor het laden en lossen van pallets, wat zorgt voor vlotte en veilige processen.
• Organiseer en volg de benodigdheden op de bouwplaats, inclusief uniformen en PBM's (persoonlijke beschermingsmiddelen). 

HR & Training Ondersteuning 

• Ondersteun de Site Manager met HR-gerelateerde taken, zoals het invoeren van tijd- en aanwezigheidsgegevens, het beheren van ziekteverlof-/afwezigheidsattesten en de algemene HR-administratie.
• Zorg ervoor dat de salarisgegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.
• Registreer nieuwe startintroductie en trainingsgegevens in de trainingsmatrix.
• Zorg ervoor dat de trainingsgegevens regelmatig worden bijgewerkt en goed worden bijgehouden. 

Gezondheid, veiligheid en rapportage 

• Registreer gevaren, bijna-ongevallen en Bsafe-ingangen in het FastWorks-systeem.
• Draag bij aan een veilige werkomgeving door nauwkeurige rapportering en proactieve opvolging.

Wie zoeken we?

• Je hebt aantoonbare ervaring in administratieve rollen.
• Je hebt een vlotte kennis van het Nederlands, Frans en Engels.
• Kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Vermogen om snel te leren en zich aan te passen aan nieuwe software, inclusief ons ERP-systeem na interne training.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je hebt sterke affiniteit met cijfers.
• Je bent gestructureerd en proactief.
• Je kan zelfstandig werken, maar is ook een teamplayer.
• Je bent in staat om prioriteiten te stellen.
• Je hebt een hands-on aanpak.
• Je bent ondernemend, respectvol en resultaatgericht.
• Je draagt de duurzame bedrijfswaarden van de organisatie niet alleen uit bij de uitoefening van je functie, maar past ze ook actief toe bij de uitrol van processen en eventuele onderhandelingen die tot optimalisaties leiden.

Praktische informatie

• Je plaats van tewerkstelling is PGS De Backer Pallets: Sint-Jansstraat 19, 8970 Poperinge.
• Werkrooster: voltijds van maandag tot en met vrijdag.