Verwaltungsunterstützung (M/F/X)

Als Mitarbeiter im PGS-Team arbeiten Sie in einem schnell wachsenden Unternehmen mit familiärer Atmosphäre, aber dennoch in einem internationalen Umfeld. Wir bieten interessante Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten, um Sie weiterzubringen. Gemeinsam mit einem eingespielten Team arbeiten Sie von Deutschland aus.

Diese Position bietet allgemeine administrative Unterstützung am Standort, unterstützt Abteilungen wie Finanzen, Personalwesen und Betrieb und arbeitet eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen.

Welche Aufgaben werden Sie übernehmen?

Allgemeine Verwaltung

• Umfassende administrative Unterstützung für die UBP-Standorte und den Standort Giesdorf leisten.
• Dokumente, Daten und interne Verwaltungsprozesse verwalten und nachverfolgen.
• Für eine genaue und strukturierte Verwaltung sorgen.
• Als zentrale Anlaufstelle für HR- und Verwaltungsfragen agieren.
• Administrative Koordination zwischen den Bereichen Finanzen und HR an den Standorten.

Finanzbezogen

• Administrative Unterstützung bei Buchhaltungsaufgaben und Finanzdaten leisten.
• Verwaltungsseitige Nachverfolgung von Kundenkonten und Zahlungen.
• Eingehende Rechnungen präzise und zeitnah bearbeiten und prüfen.
• Tägliche Buchhaltungsaufgaben gemäß interner Vorgaben unterstützen.

Personalbezogen

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen rund um Personalthemen und Abstimmung mit dem Hauptsitz in Belgien sein.
• Die Werkleiter bei der Erfassung von An- und Abwesenheiten sowie der täglichen Nachverfolgung von Buchungen (Überstunden etc.) über das Zeiterfassungssystem (Protime) unterstützen.
• Administrative Nachverfolgung von Personalakten und Vertragsmanagement unterstützen.

Wen suchen wir?

Qualifikationen:           

• Bachelorabschluss oder gleichwertige Qualifikation durch Berufserfahrung.

Erfahrung:                    

• Jede Erfahrung in einer ähnlichen Position ist von Vorteil, aber am wichtigsten ist Ihr Wille, hart zu arbeiten und erfolgreich zu sein.
• oder
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem (internationalen) KMU-Umfeld von idealerweise 3 Jahren.

Kompetenzen: 

• Fließende mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Expert*in in Excel und versiert im Umgang mit Zahlen. Bereit, unser eigenes ERP-Paket und/oder andere IT-Programme zu beherrschen.
• Ausgeprägte und nachweisbare Fähigkeiten in Teamarbeit und Mitarbeiterführung. Verfügt über eine hands-on Mentalität und ein pragmatisches Denken.
• Fähig zu Analysen, Zahlenaffinität.
• Kann in einem multikulturellen und internationalen Umfeld arbeiten.
• Agiert als vertrauliche Ansprechperson und ist pragmatisch.
• Sichert die Einhaltung des PGS-Verhaltenskodex und relevanter Standards sowie Gesetze.

Praktische Informationen

• Ihr Arbeitsort ist bei PGS Udo Bilstein.
  • Adresse: An d. Römerziegelei 9, 41539 Dormagen
• Arbeitszeiten: Vollzeit von Montag bis Freitag.